Bei der Wahl des passenden Tagungshotel im Bayerischen Wald ist es wichtig darauf zu achten, ob die vorhandenen Tagungsräume groß genug für die Gruppen sind und meist auch ob genügen Zimmer als Übernachtungsmöglichkeit für die Teilnehmer zur Verfügung stehen. Auch die technische Ausstattung der Tagungsräume im ausgewählten Tagungshotel im Bayerischen Wald sollte im Vorhinein überprüft werden, denn falls das Tagungshotel nicht über die richtigen sowie notwendigen Geräte, wie Beamer oder Flipcharts, verfügt, müssten diese selbst mitgenommen werden. Auch die Atmosphäre der Tagungsräume im Bayerischen Wald ist von großer Bedeutung. Sie sollten die Kreativität der Teilnehmer fördern, sie allerdings nicht durch zu viele Außeneinflüsse vom Konzentrieren abhalten.
Das Rahmenprogramm in den Pausen und nach der Tagung ist mindestens genauso wichtig für den Erfolg der Tagung wie diese selbst, denn schöne Erinnerungen an die Tagung im Bayerischen Wald stärken nachweislich den Zusammenhalt in der Gruppe sowie die Nachhaltigkeit der vermittelten Inhalte. Zu einem gelungenen Rahmenprogramm tragen, je nach den Wünschen der Teilnehmer, verschiedenste Faktoren bei: kleine Auflockerungsspiele zwischendurch, die die Laune heben und Konzentration stärken, eine Massage am Abend bei der man den Tag entspannt ausklingen lassen kann oder die letzten Stunden im Tagungshotel im Bayerischen Wald in geselliger Runde mit den anderen Tagungsteilnehmern verbringen – all dies kann den Aufenthalt in einem Tagungshotel im Bayerischen Wald unvergesslich machen.